Presentar un business case a tu CFO requiere números concretos, ROI claro y justificación financiera sólida. Este artículo te muestra cómo crear un business case convincente para un CRM.
Estructura del business case
1. Resumen ejecutivo
Incluye:
- Propuesta en una frase
- Inversión requerida
- ROI esperado
- Tiempo de recuperación
- Recomendación
Ejemplo:
“Propuesta de inversión en CRM de €X,XXX anuales con ROI del XXX% y recuperación en X meses.”
2. Situación actual
Problemas identificados:
- Costos actuales (tiempo, ineficiencias)
- Oportunidades perdidas
- Problemas medibles
- Impacto financiero
Cuantifica:
- Horas perdidas: X horas/semana × €Y/hora = €Z/semana
- Ventas perdidas: X oportunidades × €Y promedio = €Z
- Errores costosos: X errores × €Y = €Z
3. Solución propuesta
Qué es:
- CRM específico
- Funcionalidades clave
- Integraciones necesarias
- Timeline de implementación
Por qué este CRM:
- Mejor ajuste a necesidades
- Mejor relación precio-valor
- Soporte adecuado
- Escalabilidad
4. Inversión requerida
Costos directos:
- Licencias: €X/mes × usuarios × 12
- Implementación: €X (una vez)
- Capacitación: €X
- Integraciones: €X
- Total año 1: €X,XXX
Costos indirectos:
- Tiempo del equipo: X horas
- Recursos internos: €X
- Total indirecto: €X,XXX
Total inversión: €X,XXX
5. Beneficios y ROI
Ahorros cuantificables:
- Tiempo ahorrado: X horas/semana × €Y = €Z/semana
- Errores reducidos: X errores × €Y = €Z
- Eficiencia mejorada: €X
Ingresos adicionales:
- Más ventas: +X% = €Y adicionales
- Mejor conversión: +X% = €Y
- Retención mejorada: +X% = €Y
ROI cálculo:
ROI = (Beneficios - Costos) / Costos × 100
ROI = (€X,XXX - €X,XXX) / €X,XXX × 100 = XXX%
Tiempo de recuperación:
Payback = Inversión / Beneficios mensuales
Payback = €X,XXX / €X,XXX = X meses
6. Análisis de riesgo
Riesgos identificados:
- Baja adopción
- Implementación compleja
- Costos adicionales
- Tiempo de implementación
Mitigación:
- Plan de adopción
- Soporte profesional
- Presupuesto con buffer
- Timeline realista
7. Recomendación
Propuesta:
- Aprobar inversión
- Timeline sugerido
- Próximos pasos
- Decisión requerida
Ejemplo de business case
Situación actual
Problemas:
- 15 horas/semana en tareas manuales = €375/semana = €19,500/año
- 20% de oportunidades perdidas por falta de seguimiento = €100,000/año
- Errores costosos = €10,000/año
Total costos actuales: €129,500/año
Solución propuesta
CRM: crms.es
Inversión año 1: €12,000
Inversión anual: €8,000
Beneficios
Ahorros:
- 12 horas/semana ahorradas = €14,400/año
- Errores reducidos 80% = €8,000/año
- Total ahorros: €22,400/año
Ingresos adicionales:
- +25% en ventas = €125,000/año
- Mejor retención = €30,000/año
- Total ingresos: €155,000/año
Total beneficios: €177,400/año
ROI
ROI = (€177,400 - €12,000) / €12,000 × 100 = 1,378%
Payback = €12,000 / (€177,400/12) = 0.8 meses
Presentación al CFO
Slide 1: Resumen
- Inversión: €12,000 año 1
- ROI: 1,378%
- Payback: <1 mes
- Recomendación: Aprobar
Slide 2: Situación actual
- Costos actuales: €129,500/año
- Problemas identificados
- Impacto medible
Slide 3: Solución
- CRM propuesto
- Funcionalidades
- Por qué este
Slide 4: Inversión
- Desglose de costos
- Timeline de pagos
- Comparativa con alternativas
Slide 5: Beneficios
- Ahorros cuantificados
- Ingresos adicionales
- Beneficios cualitativos
Slide 6: ROI
- Cálculo detallado
- Comparativa con otras inversiones
- Sensibilidad
Slide 7: Riesgos y mitigación
- Riesgos identificados
- Plan de mitigación
- Contingencia
Slide 8: Recomendación
- Aprobar inversión
- Próximos pasos
- Decisión requerida
Mejores prácticas
1. Sé específico
- Números concretos
- Fuentes de datos
- Cálculos claros
- Supuestos documentados
2. Sé conservador
- No exageres beneficios
- Incluye buffer en costos
- Considera riesgos
- Credibilidad importante
3. Muestra comparativas
- Con otras inversiones
- Con costos actuales
- Con alternativas
- Con benchmarks
4. Incluye timeline
- Cuándo se implementa
- Cuándo se ven beneficios
- Hitos clave
- Revisión planificada
Conclusión
Un business case bien estructurado con números concretos puede obtener aprobación del CFO. Enfócate en ROI, beneficios cuantificables y mitigación de riesgos.
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