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Migración

Cómo Limpiar tu Base de Datos (Excel) ANTES de Importarla al CRM

Astroship •
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Limpiar tu base de datos antes de importarla al CRM es crucial para evitar problemas posteriores. Este artículo te guía paso a paso para preparar tus datos de Excel correctamente.

¿Por Qué Limpiar los Datos Antes de Importar?

El problema de los datos sucios

Datos sucios causan:

Es más fácil limpiar ahora:

Paso 1: Identificar y Eliminar Duplicados

¿Qué son duplicados?

Tipos de duplicados:

Cómo encontrar duplicados en Excel

Método 1: Filtro condicional

  1. Selecciona la columna (ej: Email)
  2. Inicio → Formato condicional → Reglas de resaltado
  3. Selecciona “Valores duplicados”
  4. Revisa y elimina manualmente

Método 2: Fórmula COUNTIF

  1. Columna auxiliar: =COUNTIF(A:A, A2)
  2. Filtra valores > 1
  3. Revisa y fusiona duplicados

Método 3: Remover duplicados de Excel

  1. Datos → Quitar duplicados
  2. Selecciona columnas clave (Email, Teléfono)
  3. Excel elimina duplicados automáticamente

⚠️ Precaución: Guarda copia antes de eliminar

Paso 2: Normalizar Formato de Texto

Problemas comunes de formato

1. Mayúsculas/minúsculas inconsistentes

2. Espacios extra

3. Acentos inconsistentes

Normalización paso a paso

Paso A: Limpiar espacios

  1. Nueva columna: =ESPACIOS(A2)
  2. Copia como valores
  3. Reemplaza columna original

Paso B: Normalizar mayúsculas

  1. Nueva columna: =PROPER(A2) (nombre propio)
  2. Copia como valores
  3. Reemplaza columna original

Paso C: Eliminar caracteres especiales problemáticos

  1. Buscar y reemplazar: Tab → (vacío)
  2. Buscar y reemplazar: Saltos de línea → (vacío)

Paso 3: Estandarizar Formatos de Fecha

Problemas comunes con fechas

Formatos diferentes:

Cómo estandarizar fechas

Método 1: Formato de fecha de Excel

  1. Selecciona columna de fechas
  2. Formato de celdas → Fecha
  3. Elige formato estándar (YYYY-MM-DD recomendado)

Método 2: Convertir texto a fecha

  1. Si fechas están como texto
  2. Usa: Datos → Convertir → Texto en columnas
  3. O fórmula: =FECHANUMERO(A2)

Método 3: Normalizar formato

  1. Nuevo formato: YYYY-MM-DD (ISO estándar)
  2. Fórmula: =TEXTO(A2, "YYYY-MM-DD")
  3. Copia como valores

Paso 4: Validar y Corregir Emails

Validación de formato de email

Formato válido: nombre@dominio.extensión

Fórmula de validación:

=Y(LARGO(A2)>0, ESERROR(HALLAR("@",A2)), 
  ESERROR(HALLAR(".", A2, HALLAR("@",A2))), 
  HALLAR(".",A2)>HALLAR("@",A2))

O más simple:

  1. Filtro: Contiene ”@”
  2. Filtro: Contiene ”.”
  3. Revisa manualmente los que no cumplen

Correcciones comunes

Errores típicos:

Paso 5: Estandarizar Teléfonos

Formatos inconsistentes

Ejemplos:

Normalización de teléfonos

Paso 1: Eliminar caracteres no numéricos

  1. Fórmula: =SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(A2," ",""),"-",""),"(",""),")","")

Paso 2: Agregar prefijo si falta

  1. Si longitud = 9, agregar “+34”
  2. Fórmula: =SI(LARGO(A2)=9, "+34"&A2, A2)

Paso 3: Formato estándar

Paso 6: Estandarizar Direcciones

Campos de dirección

Componentes comunes:

Normalización

1. Código postal

2. País

3. Ciudad/Provincia

Paso 7: Completar Datos Faltantes

Identificar campos vacíos

Fórmula para contar vacíos:

Filtro para vacíos:

  1. Filtro autofiltro
  2. Filtra “en blanco”
  3. Revisa qué falta

Estrategias para completar

1. Buscar en datos existentes

2. Enriquecimiento externo (opcional)

3. Marcar para seguimiento

Paso 8: Validación Final

Checklist de validación

Datos limpios:

Estructura correcta:

Preparación para CRM:

Prueba de importación

Antes de importar masivo:

  1. Crea archivo de prueba (10-20 registros)
  2. Importa al CRM de prueba
  3. Verifica que todo se vea correcto
  4. Ajusta si es necesario
  5. Importa el archivo completo

Herramientas Útiles

Excel básico

Funciones de Excel recomendadas

Herramientas avanzadas (opcional)

Errores Comunes a Evitar

1. No hacer copia de seguridad

Problema: Perder datos originales Solución: Siempre guarda copia antes de limpiar

2. Eliminar sin revisar

Problema: Eliminar registros válidos Solución: Revisa duplicados antes de eliminar

3. Normalización excesiva

Problema: Cambiar datos correctos Solución: Aplica transformaciones cuidadosamente

4. Ignorar validaciones

Problema: Importar datos inválidos Solución: Valida antes de importar

Tiempo Estimado

Para base de datos pequeña (< 1,000 registros):

Para base de datos mediana (1,000-10,000 registros):

Para base de datos grande (> 10,000 registros):

Conclusión

Limpiar tu base de datos antes de importarla al CRM es una inversión de tiempo que ahorra problemas futuros. Un archivo limpio y bien estructurado facilita la migración y asegura que tu CRM comience con datos de calidad.

Recuerda:

¿Necesitas ayuda con la limpieza? Contacta con nosotros para una consultoría personalizada.

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