El cumplimiento RGPD es obligatorio para empresas que manejan datos personales en España. Esta guía explica cómo cumplir con RGPD al usar un CRM.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece requisitos estrictos para el tratamiento de datos personales. Los CRMs manejan datos personales, por lo que el cumplimiento es esencial.
En crms.es ayudamos a empresas a configurar sus CRMs para cumplir con RGPD.
Requisitos RGPD esenciales
1. Consentimiento explícito
- Obtener consentimiento antes de procesar datos
- Consentimiento específico e informado
- Documentar consentimientos
- Permitir retirada fácil
- Renovar periódicamente
2. Derechos del interesado
- Acceso: Derecho a conocer qué datos se tienen
- Rectificación: Corregir datos incorrectos
- Supresión: Derecho al olvido
- Portabilidad: Obtener datos en formato estructurado
- Oposición: Oponerse al tratamiento
3. Seguridad de datos
- Medidas técnicas adecuadas (encriptación, acceso)
- Medidas organizativas (políticas, formación)
- Notificación de brechas en 72 horas
- Evaluación de impacto cuando sea necesario
4. Documentación
- Política de privacidad clara
- Registro de actividades de tratamiento
- Procedimientos documentados
- Auditorías regulares
Cómo cumplir RGPD en CRM
Configuración del CRM
1. Permisos y accesos
- Configurar permisos por rol
- Acceso mínimo necesario
- Revisar accesos regularmente
- Registrar accesos
2. Consentimientos
- Campos para consentimientos
- Fechas de consentimiento
- Tipos de consentimiento
- Historial de consentimientos
3. Seguridad
- Encriptación activada
- Contraseñas fuertes
- Autenticación de dos factores
- Backup seguro
4. Retención de datos
- Política de retención clara
- Eliminación automática cuando corresponda
- Archivo de datos antiguos
- Cumplimiento de plazos
Procesos necesarios
1. Política de privacidad
- Informar qué datos se recopilan
- Explicar para qué se usan
- Informar derechos del usuario
- Proporcionar contacto DPO si aplica
2. Procedimientos de ejercicio de derechos
- Proceso para solicitudes de acceso
- Proceso para rectificación
- Proceso para supresión
- Proceso para portabilidad
3. Formación del equipo
- Formar en RGPD
- Explicar responsabilidades
- Enseñar procedimientos
- Actualizar regularmente
4. Auditorías regulares
- Revisar cumplimiento periódicamente
- Identificar mejoras
- Actualizar procesos
- Documentar cambios
CRMs y cumplimiento RGPD
CRMs con buen cumplimiento
HubSpot:
- ✅ Cumplimiento RGPD
- ✅ Herramientas de consentimiento
- ✅ Documentación completa
- ✅ Buenas prácticas
Salesforce:
- ✅ Cumplimiento RGPD
- ✅ Herramientas avanzadas
- ✅ Enterprise-grade
- ✅ Muy completo
Zoho CRM:
- ✅ Cumplimiento RGPD
- ✅ Herramientas incluidas
- ✅ Precio competitivo
- ✅ Buenas prácticas
Mejores prácticas RGPD
1. Minimizar datos
- Recopilar solo datos necesarios
- No almacenar datos innecesarios
- Eliminar datos obsoletos
- Revisar regularmente
2. Transparencia
- Informar claramente
- Política de privacidad accesible
- Explicar uso de datos
- Ser honesto
3. Seguridad
- Medidas técnicas adecuadas
- Medidas organizativas
- Monitoreo continuo
- Actualización regular
4. Documentación
- Documentar todo
- Mantener registros
- Actualizar regularmente
- Disponible para auditorías
Conclusión
Cumplir con RGPD en CRM requiere:
- Configuración adecuada
- Procesos claros
- Formación del equipo
- Documentación completa
- Revisión regular
En crms.es ayudamos a configurar CRMs para cumplir con RGPD.
¿Necesitas ayuda con cumplimiento RGPD? Solicita tu consultoría gratuita.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Todos los CRMs cumplen con RGPD?
La mayoría sí, pero verifica y configura correctamente. Cumplimiento requiere configuración adecuada.
¿Qué pasa si no cumplo con RGPD?
Multas pueden ser hasta 20 millones de euros o 4% de facturación anual. Además de daño reputacional.
¿Necesito DPO (Delegado de Protección de Datos)?
Depende del tamaño y tipo de datos. Empresas grandes o que procesan datos sensibles generalmente sí.
¿Cómo verifico cumplimiento?
Revisar configuración del CRM, procesos documentados, formación del equipo, auditorías regulares.
¿Puedo usar CRM sin cumplir RGPD?
No, es obligatorio si procesas datos personales de ciudadanos UE. Debes cumplir siempre.
