Los campos personalizados pueden hacer tu CRM más útil, pero también pueden convertirlo en un desorden si no se gestionan correctamente. Una auditoría regular de campos personalizados es esencial para mantener tu CRM optimizado y eficiente.
Este artículo te guía en cómo auditar tus campos personalizados, identificar qué eliminar y cómo optimizar la estructura de datos de tu CRM.
¿Por qué auditar campos personalizados?
Problemas comunes
- Demasiados campos: Sobrecarga de información
- Campos no usados: Ocupan espacio y confunden
- Campos duplicados: Información redundante
- Campos mal nombrados: Confusión y errores
- Campos obsoletos: Ya no relevantes
Beneficios de la auditoría
- Mejor usabilidad: Interfaz más limpia
- Datos más completos: Enfoque en lo importante
- Mejor rendimiento: Menos campos = más rápido
- Menos errores: Estructura más clara
- Mejor adopción: Más fácil de usar
Proceso de auditoría
Paso 1: Inventario completo
Documenta todos los campos:
- Lista todos los campos personalizados
- Tipo de campo
- Ubicación (qué objeto)
- Fecha de creación
- Última modificación
Herramientas:
- Exportar configuración
- Reportes del CRM
- Documentación existente
- Consulta a usuarios
Paso 2: Análisis de uso
Métricas a analizar:
- Tasa de completitud: % de registros con dato
- Frecuencia de uso: Cuántas veces se consulta
- Última actualización: Cuándo se usó por última vez
- Valores únicos: Cuántos valores diferentes tiene
Criterios de evaluación:
- <10% completitud = Candidato a eliminar
- Sin uso en 90 días = Revisar
- Múltiples valores similares = Consolidar
- Duplicado de campo estándar = Eliminar
Paso 3: Categorización
Categoriza campos:
Esenciales (Mantener):
- Alta completitud (>80%)
- Uso frecuente
- Críticos para negocio
- Usados en reportes
Útiles (Revisar):
- Completitud media (40-80%)
- Uso ocasional
- Valiosos pero mejorables
- Potencial de optimización
Candidatos a eliminar:
- Baja completitud (<10%)
- Sin uso reciente
- Obsoletos
- Duplicados
Paso 4: Análisis de dependencias
Verifica dependencias:
- ¿Se usa en reportes?
- ¿Se usa en automatizaciones?
- ¿Se usa en integraciones?
- ¿Se usa en workflows?
Antes de eliminar:
- Documenta dependencias
- Notifica a usuarios
- Planifica migración si necesario
- Crea backups
Qué campos eliminar
1. Campos con <5% de completitud
Razón: Si casi nadie los llena, no son útiles.
Excepción: Campos nuevos (<30 días) o campos opcionales críticos.
2. Campos duplicados
Razón: Información redundante confunde y genera errores.
Acción: Consolidar en un solo campo.
3. Campos obsoletos
Razón: Ya no son relevantes para el negocio.
Ejemplos:
- Productos descontinuados
- Procesos antiguos
- Departamentos eliminados
4. Campos mal diseñados
Razón: Estructura incorrecta dificulta uso.
Ejemplos:
- Texto libre donde debería ser picklist
- Campos demasiado largos
- Sin validación
5. Campos no documentados
Razón: Si nadie sabe para qué sirven, probablemente no se usan.
Acción: Documentar o eliminar.
Qué campos mantener
1. Campos con alta completitud
-
80% de registros con dato
- Uso frecuente
- Valor claro
2. Campos críticos para negocio
- Usados en decisiones
- Requeridos por procesos
- Críticos para reportes
3. Campos bien estructurados
- Tipo correcto
- Validación adecuada
- Bien documentados
4. Campos con ROI claro
- Mejoran procesos
- Aumentan productividad
- Generan insights
Cómo optimizar campos existentes
1. Mejorar estructura
Acciones:
- Cambiar tipo si necesario (texto → picklist)
- Agregar validación
- Establecer valores por defecto
- Mejorar etiquetas
2. Consolidar campos similares
Proceso:
- Identificar campos similares
- Elegir campo principal
- Migrar datos
- Eliminar duplicados
3. Reorganizar campos
Mejoras:
- Agrupar campos relacionados
- Orden lógico
- Secciones claras
- Mejor UX
4. Mejorar documentación
Documenta:
- Propósito del campo
- Cómo llenarlo
- Valores aceptables
- Ejemplos
Plan de acción
Fase 1: Preparación (Semana 1)
- Inventario completo
- Análisis de uso
- Categorización
- Plan de acción
Fase 2: Comunicación (Semana 2)
- Notificar a usuarios
- Explicar cambios
- Obtener feedback
- Ajustar plan
Fase 3: Implementación (Semana 3-4)
- Eliminar campos obsoletos
- Consolidar duplicados
- Optimizar estructura
- Migrar datos si necesario
Fase 4: Validación (Semana 5)
- Verificar resultados
- Obtener feedback
- Ajustar si necesario
- Documentar cambios
Mejores prácticas
1. Auditoría regular
- Cada 6 meses mínimo
- Después de cambios grandes
- Cuando hay problemas
- Como parte de optimización continua
2. Involucra usuarios
- Consulta antes de eliminar
- Obtén feedback
- Explica razones
- Capacita en cambios
3. Documenta todo
- Propósito de cada campo
- Cómo se usa
- Quién lo usa
- Cuándo se creó
4. Mide impacto
- Antes y después de auditoría
- Métricas de completitud
- Satisfacción de usuarios
- Rendimiento del sistema
Conclusión
Una auditoría regular de campos personalizados mantiene tu CRM optimizado y eficiente. Elimina lo innecesario, optimiza lo útil y mantén solo lo que agrega valor.
¿Necesitas ayuda auditando tus campos personalizados? Contacta con nosotros para una auditoría profesional.
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